Bezug zu LEVI
Für den Visitationsprozess LEVI (Lernen, Entwickeln, Vereinbaren, Inspirieren) legt die Erzdiözese Freiburg ein Prozessmodell zu Grunde, das eine ständige Verbesserung der pastoralen Prozesse der Seelsorgeeinheiten fordert und fördert.
Freiwilligenmanagement ist im Sinne des Prozessmodells von LEVI ein Befähiger. Gutes Freiwilligenmanagement wird uns befähigen, die Ziele unserer pastoralen Prozesse zu erreichen und die Ergebnisse unserer Tätigkeit zu verbessern.
LEVI enthält für den Umgang mit in der Pastoral Tätigen einen Satz von Qualitätskriterien, der in Abbildung 2 dargestellt ist.
- durch gezielte Suche Menschen mit ihren Charismen für die mannigfaltigen Dienste in der Seelsorgeeinheit anspricht,
- durch klare Vereinbarungen dafür sorgt, dass Menschen, die zu diesen Diensten bereit sind, ihren Fähigkeiten und Möglichkeiten entsprechend eingesetzt werden,
- durch Schulung und Information sicherstellt, dass ehrenamtlich Tätige auf ihre Aufgaben vorbereitet und in ihren Tätigkeiten weitergebildet werden,
- durch zugewandte Kommunikation gewährleistet, dass ehrenamtlich Tätige in ihrer Arbeit begleitet werden und Wertschätzung erfahren und
- nach Ende ihrer Tätigkeit eine angemessene Verabschiedung für ehemalige Ehrenamtliche vorsieht.
Der Prozess Freiwilligenmanagement der Seelsorgeeinheit LNS
Ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie ihre Zufriedenheit mit den Diensten, die sie in der Seelsorgeeinheit LNS übernommen haben, stehen im Mittelpunkt des Prozesses Freiwilligenmanagement. Wir gehen davon aus, dass das Engagement von ehrenamtlich Tätigen in Phasen verläuft, die in Abbildung 3 dargestellt sind. Die Begleitung von ehrenamtlich Tätigen wird dabei in der Regel die größte zeitliche Ausdehnung haben. Suche und Vereinbarung stellen jedoch die Weichen für eine harmonische Zusammenarbeit.
Eine detaillierte Darstellung des Prozesses mit einer Untergliederung in einzelne Prozessschritte finden sie im Anhang 1, Ablauf FWM.
Suchen
Bei der Suche sind grundsätzlich drei Ausgangssituationen denkbar:
- Ein Bedarf wird über ein Aufgabenprofil dokumentiert und durch Werbung veröffentlicht. Darauf melden sich Interessierte
- Interessierte melden sich und suchen nach einer Möglichkeit für ehrenamtliche Tätigkeit
- Ein Bedarf wird über ein Aufgabenprofil dokumentiert und durch Werbung veröffentlicht. Der/die Beauftragte für die Vermittlung von ehrenamtlichem Engagement in der Seelsorgeeinheit LNS hat mögliche Interessierte dafür in der Datenbank
Fall 1
- Die Person, die den Bedarf an ehrenamtlicher Mitarbeit hat (Ansprechpartnerin/Ansprechpartner, Anhang 1, Schulungs- und Gesprächsmatrix), erstellt ein Aufgabenprofil. Anhang 1: Formular Aufgabenprofil
- Die Ansprechpartnerin bzw. der Ansprechpartner fasst das Aufgabenprofil in einer für die Werbung im Pfarrbrief, auf der Website oder auf einem Plakat geeigneten Form zusammen. Anhang 1: Formular Mitarbeiterwerbung Hilfe: Anhang 2, Ehrenamtskoordinator
- Der Ansprechpartner bzw. die Ansprechpartnerin stellt den Kontakt zu dem/der Interessierten her. Vermittlung ggf.: Anhang 2, Beauftragte/r für die Vermittlung von ehrenamtlichem Engagement in der Seelsorgeeinheit LNS
- Hilfe und Beratung bei diesen Tätigkeiten leistet gegebenenfalls das Team Freiwilligenmanagement. Anhang 2: Team Freiwilligenmanagment
Fall 2
- Der/die Interessierte bringt gegenüber einer beliebigen Person (z. B. Pfarrsekretärin, Hauptamtliche(r)) seine/ihre Bereitschaft zu ehrenamtlicher Mitarbeit in der SE zum Ausdruck.
- Die angesprochene Person
- stellt direkt den Kontakt zu einem/einer geeigneten Ansprechpartner*in her oder
- informiert die/den Beauftragte/n für die Vermittlung von ehrenamtlichem Engagement in der Seelsorgeeinheit LNS (Anhang 2).
- Der/die Beauftragte für die Vermittlung von ehrenamtlichem Engagement in der Seelsorgeeinheit LNS informiert die Interessierten über die vorhandenen Angebote für ehrenamtliche Mitarbeit.
- Wenn etwas Passendes dabei ist, stellt die/der Beauftragte für die Vermittlung von ehrenamtlichem Engagement in der Seelsorgeeinheit LNS den Kontakt zu dem/der Ansprechpartner(in) für die betreffende Tätigkeit her.
- Anderenfalls erstellt der/die Beauftragte für die Vermittlung von ehrenamtlichem Engagement in der Seelsorgeeinheit LNS zusammen mit dem/der Interessierten ein Aufgabenprofil für die angestrebte Tätigkeit und sucht geeignete Ansprechpartner, bei denen die angestrebte Tätigkeit angesiedelt werden kann.
Fall 3
- Die/der Beauftragte für die Vermittlung von ehrenamtlichem Engagement in der Seelsorgeeinheit LNS stellt den Kontakt zwischen Ansprechpartnern und Interessierten für die betreffende Tätigkeit her.
Die Ansprechpartner bzw. die Ansprechpartnerin führt ein Erstgespräch mit dem/der Interessierten. Das Gespräch ist vertraulich und wird protokolliert. Die Ansprechpartnerin bzw. der Ansprechpartner bewahrt ein Exemplar des Protokolls auf und übergibt eines der/dem Interessierten. Anhang 1: Gesprächsleitfäden, Formular Protokoll Erstgespräch
Die Suche schließt mit dem Erstgespräch ab. Mögliche Ergebnisse des Erstgesprächs und Folgen dieser Ergebnisse sind:
- Einigung auf die angebotene Tätigkeit -> Weiter mit Vereinbaren
- Die angebotene Tätigkeit passt nicht, es besteht aber weiter Interesse -> Erneutes Gespräch mit dem/der Beauftragten für die Vermittlung von ehrenamtlichem Engagement in der Seelsorgeeinheit LNS
- Es kommt zu keiner Einigung und es gibt auch keine weiteren Tätigkeiten, die angeboten werden können -> der/die Beauftragte für die Vermittlung von ehrenamtlichem Engagement in der Seelsorgeeinheit LNS bittet um die Erlaubnis, die Kontaktdaten der interessierten Person speichern zu dürfen, um bei neuen Angeboten nachfragen zu können. Ende des Prozesses.
Vereinbaren
In einer Vereinbarung, welche die Ansprechpartnerin oder der Ansprechpartner mit der Interessierten im Anschluss an ein erfolgreiches Erstgespräch trifft, werden Art, Umfang und Dauer der Tätigkeit festgelegt. Jeder neue Mitarbeiter, jede neue Mitarbeiterin wird auf seine/ihre Tätigkeit vorbereitet, in die Tätigkeit eingeführt oder für die Tätigkeit berufen.
Die Vereinbarung basiert auf dem Aufgabenprofil und wird im Rahmen eines Einführungsgesprächs getroffen (Anhang 1: Gesprächsleitfäden) Entsprechend den Vereinbarungen werden Schulung oder Training on the Job angeboten. Für Tätigkeiten im liturgischen Bereich sind in der Regel Schulungen vorgeschrieben. Der/die Ansprechpartner unterstützt bei der Anmeldung.
Für den liturgischen Bereich werden Tätige nach erfolgreicher Schulung berufen und sollten der Gemeinde im Gottesdienst vorgestellt werden. Die Ansprechpartner führt den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin mit Hilfe einer Checkliste (Anhang 1: Checkliste Einführung) in seine/ihre neue Tätigkeit ein.
Der/die Ansprechpartner*in informiert den/die Ehrenamtskoordinator*in über die Vereinbarung.
Begleiten
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden nicht allein gelassen, sondern entsprechend ihren Wünschen gefördert.
Die Begleitung stellt einen permanenten Verbesserungszyklus dar. Ehrenamtliche sind nach Schulung und Einarbeitung in den Bereichen tätig, für die sie Mitarbeit vereinbart haben. Die für sie zuständigen Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen führen in regelmäßigen Abständen mit ihnen Austauschgespräche. Dabei vereinbaren sie Verbesserungen des Umfeldes und der Arbeitsbedingungen, erforderliche bzw. gewünschte Schulungen und ggf. Ziele. Die Austauschgespräche können als Einzelgespräche oder als Gruppengespräche geführt werden und sollten Elemente des Ausdrucks von Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen beinhalten. Weitere Elemente zur Etablierung einer Kultur von Wertschätzung und Anerkennung wie Geburtstags- und Weihnachstsgrüße, Helferfeste oder Ehrungen zu besonderen Anlässen sind erwünscht. Sie sollten aber die Austauschgespräche nicht ersetzen.
Eine Regelung dazu, wer mit wem und wie häufig Austauschgespräche führen sollte enthält die Schulungs- und Gesprächsmatrix (Anhang 1: Schulungs- und Gesprächsmatrix). In diesem Dokument sind Kategorien von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern definiert. Diesen Kategorien werden Ansprechpartner nach ihrer Funktion zugeordnet. Außerdem wird ein Rahmen für die nötigen Gespräche und Schulungen, sowie für eine angemessene Verabschiedung nach Beendigung der ehrenamtlichen Tätigkeit festgelegt. Eine grundlegende Schulung, die die Schulungs- und Gesprächsmatrix fordert, ist die regelmäßige Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Leitungsaufgaben übernommen haben (Ansprechpartner*innen), über den Aufbau und die effiziente Anendung des Freiwilligenmanagementsystems.
Die Schulungs- und Gesprächamatrix ist übergeordnet und daher sehr allgemein gehalten. Sie lässt Raum für spezielle Regelungen im Einzelfall, die dann Vorrang haben.
Austauschgespräche als Einzelgespräche empfiehlt die Schulungs- und Gesprächsmatrix vor allem dann, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter oder selbst Leitungsfunktion haben. Für das Gespräch wird dann der Gesprächsleitfaden „Austauschgespräch“ (Anhang 1: Gesprächsleitfäden) verwendet. Dies ist auch der Fall, wenn Austauschgespräche wegen Störungen im Prozess außerhalb des zeitlichen Turnus geführt werden.
Für Weiterbildung, die im Rahmen des Austauschgesprächs oder bei aktuellem Bedarf vereinbart wird, sind die Ziele des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin sowie gesetzliche Regelungen in seinem/ihrem Arbeitsbereich von Bedeutung. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen befähigt werden effektiv und effizient an der Realisierung der Ziele der Pastoralkonzeption und an den Grunddiensten der Gemeinde zu arbeiten. Außerdem ist es zum Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für das Ansehen der Kirche in der Gesellschaft absolut erforderlich, dass einschlägige gesetzliche Regelungen bekannt sind und eingehalten werden. Dafür ist regelmäßige Schulung eine unabdingbare Voraussetzung.
Schließlich ist es für das Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern und Ansprechpartnern erforderlich, dass Ansprechpartner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirksam durch Verbesserungsmaßnahmen unterstützen, wenn im Austauschgespräch Mängel an den zur Verfügung stehenden Ressourcen oder an den Prozessabläufen erkannt werden. Dies setzt voraus, dass die Befugnisse der Ansprechpartner geklärt sind. Im hierarchischen System der Seelsorgeeinheit bedeutet dies, dass Ansprechpartner diese Klärung bei ihrem eigenen Prozess der Einarbeitung und Begleitung gegebenenfalls bei der höheren Ebene einfordern müssen.
Austauschgespräche werden protokolliert. (Anhang 1: Gesprächsprotokoll Austausch) Ein Exemplar des Protokolls verbleibt beim Ansprechpartner, ein weiteres erhält der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin. Die Protokolle werden so aufbewahrt und entsorgt, dass die Vertraulichkeit des Gesprächs gewahrt bleibt. Am besten geschieht dies durch Aufbewahrung einer Papierkopie in einem Ordner an einem hinlänglich sicheren Platz. Entsprechend erhält der Ansprechpartner / die Ansprechpartnerin Nachweise über Schulungen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in seinem / ihrem Verantwortungsbereich erhalten haben, und hebt diese auf.
Verabschieden
Nach Beendigung ihrer Tätigkeit werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angemessen verabschiedet. Sie erhalten einen Nachweis über ihre Tätigkeit. Die Beziehung nach Abschluss der Tätigkeit wird positiv gestaltet, so dass ein Wiedereinstieg möglich ist.
Wenn dies möglich ist, sollte die Ansprechpartnerin / der Ansprechpartner mit Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern, die ihre Tätigkeit beenden, ein Abschlussgespräch führen (Anhang 1: Gesprächsleitfäden).
Das Abschlussgespräch, das auch als Gruppengespräch geführt werden kann, zielt auf zwei Zwecke:
- Die ausscheidende Mitarbeiterin / der ausscheidende Mitarbeiter hat während ihrer / seiner Tätigkeit einen Schatz von Erfahrungen gesammelt. Davon kann man, auch wenn die Trennung in Zorn oder Enttäuschung erfolgt, noch lernen.
- Ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mit einiger Wahrscheinlichkeit in ihrem familiären und gesellschaftlichen Umfeld Multiplikatoren, die mit ihrer Meinung für mehrere Menschen prägend wirken. Daher ist ein angemessener Abschied zugleich Werbung für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder für einen späteren Wiedereinstieg.
Mögliche Formen der Verabschiedung sind in der Schulungs- und Gesprächsmatrix beispielhaft aufgelistet. Entscheidend sind hier die Wünsche der / des Ausscheidenden.
Wie alle Mitarbeitergespräche werden auch Abschlussgespräche protokolliert (Anhang 1: Protokoll Abschlussgespräch). Dem Protokoll hinzugefügt werden sollten Aufzeichnungen über die tatsächlich erfolgte Verabschiedung (Dankesbrief, Ehrenamtsnachweis, ggf. Foto der Zeremonie). Aufbewahrung und Entsorgung sind so zu gestalten, dass Datenschutz und Vertraulichkeit gewährleistet sind.
Der/die Ansprechpartner*in informiert den/die Ehrenamtskoordinator*in über das Ausscheiden.
